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Datenschutzhinweise für das RankFix-Portal

Stand: 23.09.2026

Diese Hinweise gelten für das Kundenportal RankFix unter app.seoguideline.de und die damit verbundenen E-Mails. Sie informieren nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu, auf welcher Grundlage, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern. Für den Besuch unserer Website www.seoguideline.de gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter www.seoguideline.de/datenschutzerklaerung/.

1. Verantwortlicher und Ansprechpartner für Datenschutz

SEOGUIDELINE LTD, vertreten durch den Director Kristian Trpcevski

  • Sitz: Apostolou Pavlou 16, Stockwerk 2, 8046 Paphos, Zypern
  • Handelsregister: HE 473560, Registergericht Paphos
  • E-Mail: info@seoguideline.de, Telefon: +49 176 8373 4973

Ansprechpartner für Datenschutz ist Kristian Trpcevski (Director), erreichbar unter info@seoguideline.de oder an die oben genannte Anschrift.

2. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

Anmeldung und Portal-Zugang. Ihre E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen und Ihre Rolle im Portal; bei der Anmeldung per Login-Link der Zeitpunkt der Anforderung und Ihre IP-Adresse in den Protokollen unseres Anmeldedienstes. Zweck: sicherer Zugang zum Portal. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihrem Unternehmen) und, soweit Sie als Mitarbeiter Ihres Unternehmens handeln, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, den Personen Zugang zu geben, die Ihr Unternehmen benennt).

Sitzungs-Cookies und lokaler Speicher. Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies unseres Anmeldedienstes (Supabase Auth), damit Sie angemeldet bleiben. Im lokalen Speicher Ihres Browsers merkt sich das Portal, ob Sie den Einführungshinweis ausgeblendet haben. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies setzen wir im Portal nicht ein, und Schriften laden wir nicht von fremden Servern nach. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 5 Abs. 3 Satz 2 der Richtlinie 2002/58/EG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Freigaben und Verlauf. Wenn Sie einen Textvorschlag freigeben, speichern wir den von Ihnen angegebenen Namen, Ihre Nutzerkennung, ob die Freigabe von Ihrem Unternehmen oder von SEOGUIDELINE stammt, den Zeitpunkt, die freigegebene Textfassung, ob Sie den Text bearbeitet haben, einen etwaigen Kommentar, den Wortlaut der bestätigten Erklärung, die Suchanfrage und das erzeugende KI-Modell. Zu jeder Aufgabe führen wir einen Verlauf (zum Beispiel freigegeben, angefragt, verworfen mit dem angegebenen Grund, eingespielt, zurückgesetzt), in dem der Name der handelnden Person steht. Zweck: Nachweis der redaktionellen Abnahme im Sinne von Art. 50 der KI-Verordnung und Nachvollziehbarkeit der Umsetzung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nachweis gegenüber Ihnen, Behörden und Dritten).

Annahme der Nutzungsbedingungen. Wenn Sie im Portal eine Vertragsänderung oder die Reaktivierung anfragen, speichern wir, welche Fassung der Nutzungsbedingungen Sie wann bestätigt haben, zusammen mit Ihrer Nutzerkennung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsinhalts).

Vertrags- und Abrechnungsdaten. Firma, Ansprechpartner, Kontakt-E-Mail-Adressen und Empfänger von Reports, Plan, Umsetzungsstufe, Preise, Vertragsänderungen, Kündigung und der angegebene Kündigungsgrund. Rechnungsdaten (Rechnungsanschrift, Rechnungen) führen wir nicht im Portal, sondern bei unserem Rechnungsdienstleister. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für Rechnungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung).

Google Search Console. Wir lesen die Leistungsdaten der Property, die Sie freigeben (Suchanfragen, Seiten, Klicks, Impressionen, Klickrate, Position), über ein Dienstkonto unseres Google-Cloud-Projekts, das Sie in Ihrer Search Console mit Leserechten eintragen. Einen Zugriff über Ihr eigenes Google-Konto (OAuth) nutzen wir derzeit nicht; führen wir ihn ein, ergänzen wir diese Hinweise vorher. Suchanfragen können im Einzelfall personenbezogene Angaben enthalten, etwa Namen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können den Zugriff jederzeit beenden, indem Sie das Dienstkonto in Ihrer Search Console entfernen.

Inhalte Ihrer Website. Wir rufen die öffentlich erreichbaren Seiten ab, die Sie für die Analyse freigeben, um Text und Suchanfragen abzugleichen und im Monatslauf zu prüfen, ob ein Title oder eine Meta-Beschreibung live ist. Die Software selbst schreibt dabei nichts in Ihre Website. Setzt SEOGUIDELINE Änderungen für Sie um (Umsetzungsstufen Plus und Premium, Individual-Pläne, einzeln beauftragte Umsetzungen), bauen wir sie über den Website-Zugang ein, den Sie uns dafür einrichten; dabei können wir auf personenbezogene Daten zugreifen, die in Ihrer Website gespeichert sind, etwa Benutzerkonten oder Formulareingänge. Nur wenn Sie mit uns das Einspielen direkt aus der Software als Zusatzleistung vereinbart haben (Ziffer 6a der Nutzungsbedingungen), schreibt RankFix über die WordPress-Schnittstelle in die betroffenen Felder und speichert je Schreibvorgang die Seite, den alten und den neuen Wert, damit wir Änderungen zurücksetzen können; das Anwendungspasswort dafür bewahren wir als geschützte Umgebungsvariable unserer Hosting-Umgebung auf. Ohne gesonderte Vereinbarung schreibt RankFix nichts in Ihre Website. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir bei der Umsetzung personenbezogene Daten auf Ihrer Website in Ihrem Auftrag verarbeiten, gilt Ziffer 7a der Nutzungsbedingungen.

KI-Verarbeitung. Für die Analyse und die Textvorschläge übermitteln wir Suchanfragen, Kennzahlen, den öffentlichen Seitentext, Markenbegriffe und Ihr Geschäftsprofil an die Anthropic PBC (USA). Deren Sprachmodelle erzeugen die Ergebnisse: derzeit Claude Opus für Textvorschläge und deren Auffrischung, Claude Haiku für die Einstufung von Suchanfragen, die Einschätzung von Potenzialen und den Vorschlag für Ihr Geschäftsprofil. Namen und E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern übermitteln wir dabei nicht. Anthropic verarbeitet die übermittelten Inhalte nach seinen kommerziellen Bedingungen zur Erbringung des Dienstes. Die Einstufung bewertet Suchanfragen, keine Personen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mails. Login-Links, Reports, Bestätigungen und Hinweise versenden wir über Resend. Je Report-Mail protokollieren wir Empfänger, Zeitpunkt und ob der Versanddienst die Mail angenommen hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Angebote an Bestandskunden. Einige Monate nach dem Ende Ihres Vertrags senden wir einmalig eine E-Mail mit einem Angebot zur Rückkehr an die hinterlegte Kontaktadresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen; eine kurze Antwort auf eine unserer E-Mails oder eine Nachricht an info@seoguideline.de genügt. Den Widerspruch vermerken wir an Ihrem Kundenkonto und senden danach keine solche E-Mail mehr.

Feedback. Wenn Sie die Feedback-Funktion im Portal nutzen, erhalten wir Ihre Nachricht, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und die Seite, von der Sie schreiben, per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens, Verbesserung des Portals).

3. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben Daten nur an die folgenden Dienstleister und Empfänger weiter, soweit das für den Betrieb des Portals nötig ist.

  • Supabase Inc. (USA): Datenbank und Anmeldedienst. Die Datenbank liegt in Irland (Region eu-west-1); Zugriffe des Anbieters aus Drittländern sind möglich.
  • Vercel Inc. (USA): Betrieb der Anwendung und zeitgesteuerte Abläufe. Die Anwendung läuft im Rechenzentrum Dublin (Region dub1), die Auslieferung über das weltweite Netz des Anbieters.
  • Anthropic PBC (USA): KI-Analyse und Textvorschläge, Verarbeitung in den USA.
  • Resend (USA): Versand der E-Mails des Portals und der Login-Links.
  • Google Ireland Limited: Abruf der Search-Console-Daten über die Schnittstelle mit unserem Dienstkonto.
  • easybill GmbH (Deutschland): Rechnungsstellung; wir übertragen dafür Firma, Ansprechpartner und Rechnungsbeträge.

Wo ein Dienstleister Daten in den USA verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework), soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

4. Wie lange wir Daten speichern

  • Portaldaten (Seiten, Analysen, Aufgaben, Verlauf, Freigabe-Protokoll, Annahme der Nutzungsbedingungen, Kennzahlen, Report-Versandprotokoll, WordPress-Schreibprotokoll, Portal-Zugänge): für die Dauer des Vertrags und sechs Monate nach Vertragsende, danach löschen wir sie automatisch. Auf Wunsch löschen wir früher; vor der Löschung erhalten Sie auf Anfrage einen Export.
  • Rechnungen und Buchungsbelege: für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
  • Protokolle unserer Dienstleister (Anmeldung, Server, E-Mail-Zustellung): nach den Fristen des jeweiligen Dienstleisters.
  • Feedback- und Support-E-Mails: bis zur Erledigung Ihres Anliegens, danach für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, soweit solche bestehen.
  • Werbewiderspruch: bis zur Löschung der Portaldaten; danach senden wir ohnehin keine Angebote mehr.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen; gegen die Nutzung Ihrer Daten für Angebote können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen. Ihre Anfrage richten Sie an info@seoguideline.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Commissioner for Personal Data Protection der Republik Zypern, www.dataprotection.gov.cy.

6. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Ohne E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung und ohne Search-Console-Zugang eine Analyse nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die KI-Einstufung bewertet Suchanfragen, nicht Personen.

7. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich das Portal oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Fassung steht unter app.seoguideline.de/datenschutz.